Proemio

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. 

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros. 

En cumplimiento de las anteriores disposiciones Académicos S.A.S. es responsable del manejo de información que es suministrada  por sus clientes, proveedores y demás grupos de interés en el uso propio de los servicios que presta, por tanto, es imperativo que de tratamiento adecuado de los datos personales registrados en las bases de datos de la empresa, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales. 

La compañía se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se realicen con la compañía, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de la empresa será carrera 114 C # 147ª-53, teléfono 3172370727 y correo electrónico pqrs@academicossas.com

Definiciones

A los efectos de esta Política de Privacidad:

• Acceso restringido: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. La compañía no hará́ disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas. 

• Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la compañía a través de los correos electrónicos de notificaciones destinados para tal fin.
• Área responsable de protección de datos: Es la dependencia dentro de la empresa, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales. 

• Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos. 

• Calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá́ ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté́ en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la compañía deberá́ abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información. 

• Circulación restringida: Los datos personales solo serán tratados por aquel personal de la compañía o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados para tal fin. 

• Compañía: referida como «la Compañía», «Nosotros», «Nos» o «Nuestro», en este acuerdo se refiere a Académicos S.A.S.

• Cuenta: significa una cuenta única creada para que Usted acceda a nuestro Servicio o partes de Nuestro Servicio.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 

• Dato Personal: es cualquier información que se relacione con una persona identificada o individuo identificable.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

• Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza intima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Derecho de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Solo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. 

• Dispositivo: hace alusión a cualquier medio que pueda acceder al Servicio, como una computadora, un celular o tableta digital.

• El sitio web: se refiere a Académicos, accesible desde https://www.somosacademicos.com/

• Información digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información. 

• Las cookies: son pequeños archivos que se colocan en su computadora, dispositivo móvil o     cualquier otro dispositivo por un sitio web, conteniendo los detalles de su navegación, historia y muchos otros usos.

• Los datos de uso: se refieren a los datos recopilados automáticamente, ya sean generados por el uso del Servicio o de la propia infraestructura del Servicio (por ejemplo: la duración de una visita a la página).

• País: se refiere a Colombia.

• Proveedor de servicios: significa cualquier persona física o jurídica que procesa los datos por parte de la Compañia. Se refiere a terceras Compañias o personas empleadas por la compañía para facilitar, proporcionar y evidenciar el respectivo uso del servicio en nombre de la compañía. 

• Servicio: se refiere al Sitio Web.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice la compañía o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

• Usted: se refiere a la persona que accede o utiliza el Servicio, la Compañia u otra entidad legal en nombre de la cual dicha persona accede o está utilizando el Servicio, según corresponda.

1. Objetivo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y establecer los deberes y obligaciones de Académicos S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales. Dando la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de la compañía, para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales. Esta política tiene como objetivo proteger los derechos de los titulares de datos personales, en especial su derecho a la privacidad, a la intimidad y a la autodeterminación informativa.

2. Responsable del tratamiento.

Académicos S.A.S., con domicilio en [dirección], y NIT [NIT], será el responsable del tratamiento de los datos personales que se recojan o generen en el desarrollo de sus actividades. 

3. Principios.

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen. 

Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. 

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Académicos S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. Académicos S.A.S.  informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. 

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. 

Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables. 

Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos. 

Principio de equivalencia funcional: Para todos los efectos, los documentos inmateriales o desmaterializados tendrán los mismos efectos que el documento físico.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Prestar los servicios de asesoría académica y educación que ofrece la empresa.

Para esta finalidad, los datos personales serán tratados para identificar a los clientes, contactarlos, realizar evaluaciones, y prestar los servicios de asesoría y educación contratados todo esto con fines de conocimiento y tratamiento con los clientes, no con fines comerciales de la información.

• Contactar a los titulares de los datos personales para ofrecer nuevos servicios o productos de la empresa.

Para esta finalidad, los datos personales serán tratados para enviar información sobre nuevos servicios o productos de la empresa, así como para realizar encuestas de satisfacción con los servicios de la empresa.

• Realizar encuestas de satisfacción con los servicios de la empresa.

Para esta finalidad, los datos personales serán tratados para obtener información sobre la satisfacción de los clientes con los servicios de la empresa.

• Enviar información comercial a los titulares de los datos personales.

Para esta finalidad, los datos personales serán tratados para enviar información sobre ofertas, promociones, y descuentos de los servicios de la empresa.

5. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

El titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluyendo la obtención de información sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.

El titular tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos personales cuando estos dejen de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.

• Oponerse al tratamiento de sus datos personales.

El titular tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando el tratamiento no se encuentre justificado.

• Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

El titular tiene derecho a revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando el tratamiento no se encuentre justificado.

6. Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida al responsable del tratamiento al correo pqrs@academicossas.com, la cual deberá contener la siguiente información:

• Nombre y apellidos del titular.
• Número de identificación del titular.
• Dirección de correo electrónico del titular.
• La descripción del derecho que se pretende ejercer.
• Los documentos que acrediten la identidad del titular, o la representación legal, en su caso.

La solicitud será tramitada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

7. Seguridad de la información

Académicos S.A.S adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra cualquier tipo de alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, modificación, divulgación, transferencia y/o destrucción.

7.1. Seguridad física

Académicos S.A.S dispone de un centro de datos que cumple con los estándares internacionales de seguridad física. El centro de datos está ubicado en una zona segura, con acceso restringido a personal autorizado. Las instalaciones están protegidas por sistemas de seguridad electrónicos, como cámaras de vigilancia, alarmas y detectores de movimiento.

7.2. Seguridad lógica

Académicos S.A.S utiliza sistemas de seguridad lógica para proteger los datos personales almacenados en sus sistemas informáticos. Estos sistemas incluyen firewalls, antivirus, antimalware y otras medidas de seguridad.

7.3. Seguridad del personal

Académicos S.A.S capacita a su personal en materia de seguridad de la información. El personal está obligado a mantener la confidencialidad de los datos personales a los que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones.

8. Categorías especiales de datos 

8.1 Datos sensibles 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

8.1.1 tratamiento de datos sensibles 

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

1. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 

1. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
2. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 

1. Autorización especial de datos personales sensibles 

1. La compañía informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. 

1. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, la compañía, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos. 

1. Derechos de los niños, niñas y adolescentes 

1. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: 

Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. -Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

1. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

9. Procedimiento para atender los derechos de los titulares 

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con la compañía, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con el “Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones PDP.” 

9.1 Procedimiento de consultas: 

La compañía y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 

Responsable de atención de consultas: 

La compañía, será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas. 

Las consultas dirigidas a Académicos S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información: 

1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes; 
2. Lo que se pretende consultar 
3. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes; 
4. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente. 

Una vez sea recibida la solicitud de CONSULTA de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos por el área encargada, el área respectiva procederá a remitir la solicitud a la dependencia correspondiente quien procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo. 

Plazos de Respuesta a consultas: 

Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. 

Prórroga del plazo de Respuesta: 

En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

9.2Procedimiento de reclamos:

1. a) Corrección o Actualización: los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización. 

1. b) Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de Solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales. 

Cordialmente, 

Académicos S.A.S.